W każdej firmie wykorzystuje się wiele różnych dokumentów. Aby zarządzać nimi łatwiej, można wykorzystać nowoczesne technologie!
Obecnie, aby wspomagać obieg dokumentów księgowych oraz innego typu dokumentacji, firmy mają do dyspozycji szeroką gamę narzędzi oraz strategii. Jakie z nich pozwalają na uzyskanie najlepszych wyników?
Czym jest obieg dokumentów?
Obieg dokumentów w firmie odnosi się do procesu dystrybucji, udostępniania i zarządzania dokumentami. Odnosi się on głównie do terminowego i sprawnego dostarczania odpowiednich dokumentów do odpowiednich osób lub działów.
Efektywny obieg dokumentów ma kluczowe znaczenie dla skutecznej współpracy działów w firmie, podejmowania decyzji, zgodności i ogólnej wydajności przedsiębiorstwa.
Dzisiaj takie rozwiązania wdrażane są w wielu przedsiębiorstwach, również razem z innymi, na przykład takimi jak BPM – Business Process Management czy business intelligence Warszawa to jedno z tych miast, w którym można skorzystać z tego typu rozwiązań.
Jak wspomagać obieg dokumentów w firmie?
Do najczęściej używanych narzędzi i strategii wspierających obieg dokumentów w firmie zaliczane są:
Klasyfikacja i indeksowanie dokumentów
Warto ustalić w firmie spójną i intuicyjną metodę klasyfikowania i indeksowania dokumentów.
Do tego celu używa się odpowiednich folderów i metadanych lub tagów, aby łatwiej kategoryzować dokumenty na podstawie ich typu, działu, projektu lub innych odpowiednich kryteriów. Pomaga to w sprawnym wyszukiwaniu dokumentów w razie potrzeby.
System zarządzania dokumentami
Wdrażając system zarządzania dokumentami (DMS), który umożliwia przechowywanie, organizację i wyszukiwanie dokumentów, firma może wspomagać swój obieg dokumentów księgowych oraz innych typów dokumentów.
System DMS zapewnia funkcje kontroli wersji dokumentów, śledzenia dokumentów i kontroli dostępu, zapewniając ich bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp dla upoważnionych osób z różnych miejsc, także za pośrednictwem chmury.
Automatyzacja przepływu pracy
Bardzo dobre efekty dają narzędzia lub funkcje automatyzacji przepływu pracy, aby usprawnić obieg dokumentów. Do tego celu służą narzędzia wspierające zarządzanie procesami biznesowymi, które automatyzują tego typu czynności.
W ramach takich narzędzi prowadzić można wiele czynności, na przykład definiowanie procesów zatwierdzania dokumentów, kierowanie dokumentów do odpowiednich osób oraz konfigurowanie powiadomień i przypomnień o oczekujących działaniach. Automatyzacja zmniejsza wysiłek pracowników, minimalizuje błędy, opóźnienia i umożliwia kierowanie dokumentów do właściwych osób we właściwym czasie.
Kontrola dostępu i bezpieczeństwo
Ustanowienie kontroli dostępu w przypadku wdrażania systemu obiegu dokumentów również jest bardzo istotne. Powoduje ona, że dokumenty są dostępne tylko dla upoważnionych osób.
Do tego celu stosuje się określone uprawnienia użytkownika i kontroli dostępu opartej na stanowiskach, aby określić, kto może przeglądać, edytować lub udostępniać dokumenty. Wykorzystuje się także środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie, bezpieczne dane logowania i ścieżki audytu, aby chronić wrażliwe lub poufne dokumenty.
Kanały dystrybucji dokumentów
Należy określić najbardziej efektywne kanały dystrybucji dokumentów w firmie. Może to obejmować pocztę e-mail, portale, witryny intranetowe lub platformy firmowe.
Śledzenie dokumentów
Aby wspomagać obieg dokumentów księgowych oraz innej dokumentacji, można także wykorzystać mechanizmy śledzenia obiegu dokumentów.
Przykładem w tym przypadku są narzędzia do zarządzania projektami, które zapewniają wgląd w stan dokumentów, na przykład pozwalają one określić, kto je przeglądał lub modyfikował i kiedy wykonywał takie czynności. Możliwości raportowania mogą pomóc w identyfikacji wąskich gardeł, śledzeniu czasu przetwarzania dokumentów i poprawie ogólnej wydajności pracy w firmie.
